Impreza na ostro — przepis na event kulturalny

To ostatni etap. Aby móc otworzyć drzwi i przywitać pierwszych gości, potrzebne są miesiące przygotowań, setki spotkań, miliony telefonów i litry melisy na uspokojenie. — Za to satysfakcja, którą daje obserwowanie bawiących się studentów, jest bezcenna – mówi Magda, jedna z organizatorek katowickiej imprezy bollywoodzkiej.

Cofnijmy się o dwa miesiące. 13 marca 2007 roku. Grupa Działań Nietypowych „Szatnia Zdzisława” zebrała się w Bellmer Cafe. Złączyli kilka stolików i zaczęli obrady. Najpierw krótkie podsumowanie bieżącej działalności. Po chwili wszyscy dowiedzieli się, że będą organizować juwenaliową imprezę. To były prapoczątki. Odtąd z każdym dniem robiło się coraz ciekawiej.

Szatniarze na deskach Teatru Śląskiego

Zmienić świat

Jesteśmy młodzi, zdolni, kreatywni. Odpalamy ludziom bomby atomowe w głowach. Jesteśmy grupą ludzi, która zmienia świat. Zaczynamy od małych rzeczy wokół siebie. Chcemy robić wszystko, na razie robimy trochę. Z każdym dniem więcej, z każdym dniem lepiej — czytamy na stronie Stowarzyszenia Kompilacja Warszawska. Takich stowarzyszeń, zajmujących się szeroko rozumianą kulturą, jest jeszcze niewiele, ale z każdym rokiem ich przybywa. Młodzi ludzie, zrzeszając się, nie tylko próbują wyzwolić się z nudy. Tworzą. Słowem, obrazem i dźwiękiem „zapisują kawałki siebie na otaczającym świecie, zostawiają ślady swoich myśli, uczuć, marzeń” (cyt. za: www.kompilacja.pl)

Wieczorki poetyckie, pokazy filmowe, wystawy fotograficzne, happeningi to tylko niektóre pola, na których działają stowarzyszenia kulturalne. Wiele z nich organizuje poza imprezami stricte kulturalnymi liczne warsztaty filmowe, fotograficzne, teatralne czy dziennikarskie. Doskonałym przykładem może być tutaj Towarzystwo Inicjatyw Twórczych „ę”. Działania „ę” opierają się na edukacji i aktywizacji młodzieży poprzez sztukę.

Akcją o ogólnopolskim zasięgu realizowaną przez Towarzystwo Inicjatyw Twórczych był projekt „Młodzi menedżerowie kultury”. Młodzi ludzie z niewielkich miejscowości zdobywali niezbędne umiejętności do animacji kultury, realizacji własnych projektów oraz uczyli się, jak sfinansować swoje pierwsze działania. Dzięki temu programowi zrealizowano 32 projekty kulturalne, które objęły swoim zasięgiem 60 tys. osób.

I Etap: plan

Najważniejsza jest koncepcja. Koncepcja Szatni była prosta jak budowa cepa. Składała się z takich zdań: Lubimy Bollywood. Bollywood jest modne. Nie ma imprez Bollywood na Śląsku. Wynik był równie jasny – warto zrobić imprezę z indyjską muzyką, indyjskimi tańcami, indyjskim jedzeniem.

Szatniarka pracująca

Koncept jest najważniejszy. Po przedyskutowaniu podstawowych elementów programu z właścicielem klubu studenckiego nadszedł czas na najważniejsze spotkanie. Każda impreza wymaga podziału organizatorów na grupy zadaniowe. Jeśli wszyscy zaczną się zajmować wszystkim, nic z tego nie wychodzi. Dlatego ustalanie zakresu obowiązków stanowi klucz do sukcesu. — Wybrałem grupę zajmującą się kontaktem z mediami i public relations — mówi Łukasz Przybyś, student dziennikarstwa, od początku istnienia Szatni zaangażowany w jej działalność. — W naszej organizacji wszystko działa na zasadzie wolontariatu. Za nasze zaangażowanie nie dostajemy nic poza satysfakcją, więc bardzo ważne jest, by pracować przy tym, co sprawia nam przyjemność — kontynuuje. Jest jeszcze jedna nagroda: zdobywanie doświadczenia.

Podział na grupy zadaniowe trwał niecałą godzinę. Powstała komórka odpowiedzialna za foundrising (czyli zbieranie funduszy na imprezę), kreatywna — mająca zajmować się wystrojem klubu i dodatkowymi atrakcjami, muzyczna — układająca sety muzyczne, ekipa techniczna — koordynująca wszystko już w samym klubie oraz wspomniana wyżej grupa PR-owska. — Każdy z nas wiedział, jakie zadania są mu przydzielone, każdy zajmował się wydzielonym mu obszarem. Grupy miały na swoim czele koordynatorów. Oni kontaktowali się z koordynatorem całości — opowiada Dariusz Stawik, politolog, szef katowickiej komórki Amnesty International, szatniarz od prawie roku. — Brzmi to trochę skomplikowanie i ktoś może zastanawiać się, po co tyle formalności. Po pierwsze, by przygotować się do tworzenia większych imprez. Po drugie takie podziały naprawdę zwiększają efektowność! — kończy.

Bieg z przeszkodami

Wydaje się, że założyć stowarzyszenie jest łatwo. Wystarczy zebrać 15 osób, ułożyć statut, wypełnić kilka dokumentów i cierpliwie czekać na decyzję sądu. Tyle teorii. W praktyce przeszkody biurokratyczne potrafią zniechęcić nawet najlepiej zorganizowane grupy. Sytuacja wygląda całkiem inaczej, gdy do dyspozycji mamy znajomego prawnika, który pomoże przebrnąć przez administracyjne kłody. Ale nawet on czasami może być bezsilny wobec paradoksów polskiej administracji.

Logo organizatorów Masala Attacks

Złożyliśmy wniosek w sądzie na początku kwietnia — relacjonuje Magdalena Michulec, sekretarz Grupy Działań Nietypowych „Szatnia Zdzisława”. — Nie mogliśmy doczekać się na pismo zwrotne. Poszliśmy do sądu. Okazało się, że nasz wniosek gdzieś zaginął na poczcie, a my zostaliśmy obarczeni dodatkowymi opłatami administracyjnymi za jego ponowne wysłanie. To tylko jedna z przygód, które mieliśmy w trakcie rejestracji stowarzyszenia.

PR, czyli jak się sprzedać

Bez kontaktu z mediami, plakatów, informacji na forach internetowych nie istniejesz. Dróg dotarcia do potencjalnie zainteresowanych osób są setki. Najważniejsze, by dotrzeć do nich w najodpowiedniejszy sposób. — W momencie, w którym podzieliliśmy się na grupy, promocja musiała zacząć działać. Nawet nie mając jeszcze nic, musimy pokazać, jak świetną imprezę tworzymy — mówi Tomek Kontny, student socjologii reklamy i komunikacji społecznej. Wymienia, jakie działania podjęła jego grupa: — Zaczynali od kontaktu z lokalnymi i regionalnymi mediami – stacjami radiowymi, gazetami, telewizją. Ważne, by wiedzieć, do kogo kieruje się komunikat. „Masala Attacks” była imprezą czysto studencką, a więc „Szatnia” skupiła się na promocji na studenckich forach internetowych, wydziałach Uniwersytetu Śląskiego i Akademii Ekonomicznej.

Taneczna mantra

— Na sam początek Juwenaliów Śląskich przygotowaliśmy coś specjalnego. Serię happeningów — mówi Tomek. Szatniarze przebrani w stroje prosto z Indii przemierzali Katowice w rytm bollywoodzkiej muzyki. Rozdawali ulotki i zachęcali przechodniów do zabawy. Koniec tej akcji zaplanowany był na oficjalny korowód studentów śląskich uczelni. — Byliśmy jedną z najbardziej widocznych grup — twierdzi Tomek.

Oczywiście te akcje szły w parze z plakatowaniem jak największej ilości miejsc w Katowicach – wszystko według klucza „którędy przechodzi najwięcej interesujących nas osób”. — Wydaje mi się, że ciekawym posunięciem z naszej strony było wieszanie przed oficjalnymi plakatami zajawek z dalekowschodnimi przysłowiami i logiem imprezy. Zdania typu „Gdy chcesz ukarać mężczyznę, który ukradł Ci kobietę – zostaw mu ją” przyciągały uwagę — uważa Łukasz.

W PR najgorsze jest to, że nie można być do końca pewnym efektów działań. Dopiero gdy nadchodzi godzina zero, staje się jasne, czy zespół był wystarczająco skuteczny.

Absurdalnie niebanalnie

Doskonałym pomysłem na zaistnienie stowarzyszenia jest organizacja dużej imprezy, a najlepiej festiwalu. Wydarzenia niebanalnego, dzięki któremu można by wypłynąć na głębsze wody. Takiego zadania podjęła się Grupa Kreatywna „Absurd”, która jest jednym z organizatorów Festiwalu Kultury Absurdalnej „Absurdalia 2007”. Ten pięciodniowy festiwal odbędzie się jesienią na terenie Katowic.

W czasach rządzonych przez empiryczne doświadczanie i weryfikowanie każdego przejawu egzystencji; w czasach, w których większość aspektów ludzkiej działalności dąży do uzyskania miana „nauki”, nie ma już miejsca na Absurd. Ten specyficzny przejaw twórczości został, jak się zdaje, skutecznie wyparty przez kulturę „wyższą”, tę, która w obecnej czasoprzestrzeni mentalnej chce uzyskać paradoksalnie stopień naukowego prawdopodobieństwa. Natomiast w prawdziwej twórczości chodzi przecież o wykraczanie poza wszelkie ramy, burzenie murów, granic i przekonań. — przekonują na swojej witrynie organizatorzy Absurdaliów.

Absurdalny ślimak

W ramach festiwalu odbędą się konkursy na najbardziej absurdalną: sztukę teatralną, zdjęcie, film, wiersz, pracę plastyczną oraz utwór muzyczny.

Mroczny przedmiot pożądania

— Bez pieniędzy nie ma nawet co myśleć o dodatkowych atrakcjach. Tak naprawdę, to trudno wtedy myśleć o jakichkolwiek bonusach — przyznaje Darek Stawik, szatniowy skarbnik. Dlatego sponsorzy są wyjątkowo ważni przy organizacji imprez. „Masala Attacks” powstała dzięki pieniądzom Porozumienia Samorządów Uczelni Śląskich przeznaczonym na juwenaliowy dzień klubowy. — Bez tej kasy moglibyśmy pomarzyć o realizacji założeń Grupy Kreatywnej — Darek potwierdza swoje wcześniejsze słowa.

„eFaR”, bo tak brzmi branżowy skrót działalności finansowej stowarzyszenia, jest najbardziej żmudną i niewdzięczną pracą. Jednocześnie jest najbardziej niezbędnym elementem działań stowarzyszenia. Szatniarze wspominają działalność przy szukaniu środków finansowych nie za dobrze. — Najpierw trzeba spisać pełną listę osób, instytucji i firm, które mogłyby być zainteresowane współpracą. Kolejny etap to setki telefonów, chodzenie od drzwi do drzwi, wysyłanie spersonalizowanych maili — mówi Natalia Dołżycka, dziennikarka „Wiadomości Zagłębia” i szatniarka. — Nasz sukces jest sukcesem całej Szatni. Nasza porażka również dotyczy wszystkich — kontynuuje.

FR-owcy muszą potrafić negocjować umowy, orientować się, jakie środki stowarzyszenie może zdobyć, a jakie są nieosiągalne. Ważna jest swoboda poruszania się wśród dziesiątek formalnych pism.

Offowo i niezależnie

Sari w pełnej krasie

Nie wszystkie grupy zaczynają od dużych akcji. Większość stara się najpierw zaistnieć w najbliższym otoczeniu. Na organizowane przez siebie eventy ściągają niewielkie grupy ludzi, starają się budować specyficzne społeczności. Grupa Działań Nietypowych „Szatnia Zdzisława” rozpoczęła swoją działalność od współpracy z Teatrem Śląskim i ufilmowienia Sceny w Malarni. „Kamera.lnie”, bo tak nazwali projekcje etiud studenckich oraz filmów niezależnych, zostało ciepło przyjęte przez studenckie środowisko Katowic.

Oglądamy, rozmawiamy, kontestujemy, konstruujemy, wymyślamy, słuchamy. Filmów, Was, samych siebie i innych, którzy wykonują jakąkolwiek z powyższych czynności. Chcemy, by było nas – czyli Kamera.lnych – coraz więcej. Przyjdźcie, poczujcie atmosferę tajemniczego układu „s”, czyli wspólnoty tworzonej przez film i rozmowę o nim. Będziemy penetrować wszystkie celuloidowe obszary materii. — zachęca w swojej notce o projekcjach „Szatnia Zdzisława”.

Pomysł jest najważniejszy!

Słowa-klucze każdego kulturalnego projektu to obecnie: multimedialność, innowacyjność i nowoczesność. — Przekładając na prosty język: musi być ciekawie, różnorodnie i z niespodziankami — tłumaczy szatniarka Magda. — Prace w grupie kreatywnej zaczęły się od wymyślania tego, co na imprezie związanej z Bollywood oprócz muzyki jest niezbędne, a co będzie przyciągającym uwagę dodatkiem — kontynuuje.

Najpierw pojawił się pomysł odpowiedniego wystroju klubu. Potrzebne okazały się szarfy w różnych kolorach. Miały ozdabiać sufit i ściany. To plus świeczki, kadzidełka i plakaty z indyjskich filmów było podstawą zagospodarowania przestrzeni. Kolejny pomysł okazał się równie prosty – ekran z teledyskami prosto z Bombaju. — Na takiej imprezie nie mogło zabraknąć próbek bollywoodzkich układów tanecznych — mówi Mateusz.

Po opracowaniu najważniejszych elementów trzeba było stworzyć kosztorys. Dopiero po poznaniu minimalnych kosztów i skonfrontowaniu ich z możliwościami finansowymi można zabierać się za wymyślanie dodatkowych atrakcji. Takim bonusem okazał się występ zespołu tanecznego „Saathi”. Dziewczyny w sari najpierw miały w programie kilka własnych bollywoodzkich układów tanecznych, potem uczyły tańczyć widzów.

Indyjski chillout

— Postanowiliśmy zrobić chillout room w orientalnym stylu. Nisko zwisające szarfy, fajki wodne, uspokajająca orientalna muzyka, indyjskie jedzenie, biżuteria — mówi Monika, odpowiedzialna za małą salę. — Wydawałoby się, że nie było to potrzebne dla powodzenia imprezy, ale wiele osób właśnie to miejsce chwaliło najbardziej — dodaje.

Imprezę czas zacząć

Drzwi do klubu otwierają się. O 20.00 nigdy nie ma tłumów. Ku zaskoczeniu właściciela Kwadratów od razu pojawia się około 50 osób. Kupują drinki, siadają przy stolikach, przyglądają się specjalnie przygotowanemu slajdowisku. O dwudziestej drugiej parkiet pęka już w szwach. Około czterystu osób bawi się w rytm filmowych przebojów ze Wschodu. O północy ludzi jest jeszcze więcej. Dopiero wtedy organizatorzy oddychają z ulgą. Impreza okazała się sukcesem.

Epilog: godzina piąta nad ranem. Na parkiecie zostali najwytrwalsi i organizatorzy, którym też w końcu należało się trochę zabawy. Ktoś z Szatni podchodzi do didżejki. Po chwili słychać „Lesbian and gay song” – słowacki punk. Na początku wszyscy stoją zmieszani, nie wiedząc, o co chodzi. Pod koniec słychać tylko prośby o bis. Taka ekstrawagancja organizatorów.